Lönetransparens: vad innebär regeringens nya förslag?

Remissen anger att rapportering ska lämnas in senast den 20 maj varje år, men specificerar inte exakt vilket “brytdatum” som alltid ska användas för lönedata. Vår rekommendation är att basera lönerapporten på den lönedata som ni använt vid senaste lönekartläggning. Det är även denna data som vi rekommenderar att ni använder för “rätt till information”. På detta sätt har ni säkerställt att ni sakligt kan förklara eventuella löneskillnader.

Ja – enligt förslaget ska arbetssökande få information om antingen en initial ingångslön eller ett löneintervall. Det viktiga är att informationen ges i god tid så att kandidaten kan förhandla på informerad grund. Löneintervall behöver inte nödvändigtvis publiceras i annons, men informationen ska ges i processen.

Ni är enligt remissförslaget skyldiga att lämna ut individens lön, samt den procentuella löneskillnaden mot individerna i Lika befattning (arbete) (samma arbetsuppgifter och nivå) samt Likvärdiga befattningar (arbeten) (övriga befattningar inom gruppen som är betraktas som likvärdiga med berörd befattning, baserat på krav, innehåll och påverkan som de olika befattningarna har). Vi rekommenderar att man tillämpar en befattningsvärdering för att objektivt kunna värdera befattningarna och säkerställa vilka som är lika och likvärdiga i organisationen.

Rätten till löneinformation och skyldighet att lämna information gäller i relationen arbetstagare–arbetsgivare, dvs. Inom den juridiska person som arbetstagaren är anställd i.

Ja, trösklarna är kopplade till den juridiska personen. I ditt exempel innebär det att varje bolag bedöms för sig (dvs. 20 och 20 och 20 – inte 60 ihop).

Det är ingen ny skyldighet att “redovisa både och” som två separata spår. Formuleringen handlar om att rätten/skyldigheten omfattar båda typerna av jämförelser: lika arbete och likvärdigt arbete.

Förmånsbil räknas inte som en rörlig lönedel och skall inte ingå i beräkningen för rörliga och variabla ersättningar. Däremot är det viktigt att samtliga förmåner som erbjuds arbetstagare är könsneutrala och att detta dokumenteras och presenteras i företagets ersättningspolicies.

Typiskt: bonus, provision, prestationsersättning, vissa tillägg kopplade till prestation/utfall. Även olika typer av rörliga tillägg kan omfattas beroende på hur de är utformade.

I nuvarande lönekartläggningslagstiftning skall samtliga ersättningskomponenter kartläggas. Normalt så görs själva löneanalysen på grundlön (uppräknad till heltidslöner), och resterande ersättningskomponenter (bestämmelser kring löner och villkor) hanteras separat där det säkerställs att dessa är könsneutrala.

Följande ersättningar räknas som rörliga lönedelar (ytterligare ersättningar kan tillkomma i slutgiltiga propositionen): Bonus (prestationsbaserad, resultatbaserad, individuell eller kollektiv) Provision Rörliga lönetillägg Vinstdelning OB Beredskapsersättning Andra kontanta eller kvantifierbara rörliga ersättningar kopplade till arbete

Förslaget bygger på att rätten till information skall fungera även när grupper är små, eller det saknas flera individer i en Lika befattning. Om det endast finns en person i en befattning så har denna rätt att får information om sin egen lön samt hur löneskillnaden ser ut mot snittet i Likvärdiga befattningar.

Ja – rapporteringströsklarna har en senare “start” för vissa storleksintervall, men övriga krav (t.ex. insyn, information och rekryteringskrav) gäller från ikraftträdandet. Praktiskt behöver ni därför ha processer redo från 1 juli 2026 även om er första DO-rapport kommer senare.

Vid rapporteringen ska löneuppgifter spegla faktiskt tillämpad lönesättning, men beräknas på ett sätt som säkerställer jämförbarhet mellan kvinnor och män, exempelvis genom omräkning till heltid och neutralisering av frånvaro såsom föräldraledighet och VAB.

Om VD är anställd i den jurdiska personen så omfattas rollen i regel av arbetsgivarens dataunderlag för lönerapporten till DO. Dock så kvarstår praxis att VD skall exkluderas ur den årliga lönekartläggningen.

Ni omfattas inte av kraven på lönerapportering till DO (som gäller från 100+) och inte av kravet på skriftlig lönekartläggning (som kopplas till 25+). Samtidigt gäller fortsatt skyldigheten att motverka diskriminering och kunna motivera lönesättning sakligt.

Bedömningen är att det kommer att öka transparensen och trycket på strukturerade löneprocesser, särskilt genom: tydligare rätt till information för individen krav på kriterier för lönesättning/löneutveckling återkommande rapportering för större arbetsgivare Effekten i praktiken beror dock på hur bra arbetsgivare bygger processer och hur tillsyn/vägledning utformas.

Vid redovisning av genomsnittslöner per kön rapporteras uppgifter på aggregerad nivå per kategori av lika eller likvärdigt arbete. Arbetsgivaren ska internt ha dokumentation som visar vilka arbeten som ingår i respektive kategori och på vilka grunder likvärdighetsbedömningen har gjorts.

Kärnan är: • 250+ anställda: Lönerapport ska sammanställas årligen, första gången 2027 (rapportering senast i juni 2027). • 150–249 anställda: Lönerapport ska sammanställas första gången 2027, om arbetsgivaren vid ingången av 2027 sysselsätter 150 eller fler arbetstagare, oavsett tidigare år. • 100–149 anställda: Lönerapport ska sammanställas första gången 2031, om arbetsgivaren vid ingången av 2031 sysselsätter 100–149 arbetstagare och inte tidigare har sammanställt någon lönerapport. Därefter gäller rapportering vart tredje år, förutsatt att arbetsgivaren vid ingången av tre kalenderår i rad har sysselsatt 100–249 arbetstagare. Om man ser olika formuleringar i övergångsbestämmelser beror det ofta på hur startåret och beräkningen av antalet anställda vid ingången av kalenderåret är konstruerad.

Inom ramen för lönekartläggningen kan åtgärder planeras över en treårsperiod i enlighet med diskrimineringslagen. Vid löneskillnader som aktualiseras genom lönerapportering eller individuell rätt till insyn ska korrigerande åtgärder vidtas utan oskäligt dröjsmål.

Vid redovisning av genomsnittslöner per kön rapporteras uppgifter på aggregerad nivå per kategori av lika eller likvärdigt arbete. Arbetsgivaren ska internt ha dokumentation som visar vilka arbeten som ingår i respektive kategori och på vilka grunder likvärdighetsbedömningen har gjorts.

Kravet på samverkan gäller samtliga arbetsgivare, oavsett om kollektivavtal finns. Om arbetstagarorganisation saknas kan samverkan ske med en av arbetstagarna utsedd representant(er). I praktiken så innebär detta att man som arbetsgivare bör informera kring arbetet och om en arbetstagarrepresentant finns tillgänglig samverka resultat och åtgärdsplan.

Bevisbörderegeln i diskrimineringsmål fungerar i grunden som tidigare: den som påstår diskriminering behöver kunna peka på omständigheter som ger anledning att anta att diskriminering förekommit. Brister arbetsgivaren i transparens/insyn kan det påverka arbetsgivarens position. Poängen med de nya reglerna är att individen ska ha bättre möjlighet att få fram underlag.

Rätten gäller information om: den egna lönen, och genomsnittliga lönenivåer för lika eller likvärdigt arbete. Det är inte en fri rätt att begära löneinformation om vilka befattningar som helst.

Ni kan utgå från samma datamaterial, i systemet finns möjlighet att genomföra lönekartläggning på både medianlöner och medellöner. Vår rekommendation är att göra båda analyserna. Vad beträffar lönerapporteringen till DO så skall denna beräknas enbart på medellöner. Pihrs EU modul tar redan idag fram alla nyckeltal som behövs för inrapportering.

Antalet anställda beräknas som årsgenomsnitt i heltidsekvivalenter, i linje med årsredovisningsprinciper.

Ja – vi tar fram en engelsk sammanfattning/FAQ och delar den till alla som anmält sig.

På begäran ska individen kunna få: information om sin egen lön, och genomsnittliga lönenivåer (uppdelat på kön) för lika/likvärdigt arbete. I transparenslogiken behöver ni kunna redogöra både för grundlön och relevanta rörliga delar på ett sätt som blir jämförbart. Om rörliga delar är en tydlig del av ersättningsmodellen bör de hanteras som en del av helheten (och inte “försvinna”).

Den information som lämnas till arbetstagare ska vara aktuell och baseras på senast tillgängliga och kvalitetssäkrade löneuppgifter. Samma grunddata som används vid lönekartläggning kan användas, förutsatt att den är uppdaterad och speglar gällande lönesättning vid tidpunkten för begäran.

Information som lämnas till arbetstagare på begäran kan tillhandahållas i digital form, exempelvis via e-post eller HR-system. Något krav på pappersutskrift finns inte.

Arbetstagaren har rätt att få genomsnittslön för lika eller likvärdigt arbete uppdelad efter kön. Om arbete endast utförs av ett kön, eller om uppgift inte kan lämnas utan risk för identifiering, ska detta anges.

Upptäckt av osakliga löneskillnader medför inte automatiskt rätt till retroaktiv lön. Retroaktiv ersättning kan bli aktuell vid konstaterad lönediskriminering, exempelvis genom domstolsprövning eller förlikning. I övrigt sker korrigering normalt framåt i tiden.

Företag med under 100 anställda omfattas inte av kravet på lönerapportering till DO. Däremot gäller fortsatt: krav på lönekartläggning enligt diskrimineringslagen (skriftlig från 25+), och rätten till insyn i lönesättning, lönekriterier och genomsnittslöner för lika/likvärdigt arbete från ikraftträdandet. Kort sagt: ingen extern rapportering, men kraven på transparens och struktur gäller ändå.

För arbetsgivare med 150 eller fler anställda sker första rapporteringen senast 20 maj 2027.

Vid redovisning av genomsnittslöner per kön rapporteras uppgifter på aggregerad nivå per kategori av lika eller likvärdigt arbete. Arbetsgivaren ska internt ha dokumentation som visar vilka arbeten som ingår i respektive kategori och på vilka grunder likvärdighetsbedömningen har gjorts.

Ja – detta är en nyckelfråga. Några konkreta rekommendationer: Ge cheferna ett gemensamt språk: tydliga, enkla formuleringar kring hur lön sätts och följs upp. Utgå från struktur, inte individ: fokus på kriterier, roller och process – inte personliga jämförelser. Träna på typfrågor: exempelvis “hur står min lön sig?”, “vad är likvärdigt arbete?”, “hur tänker ni kring löneutveckling?”. Ha stödmaterial: kort FAQ, visualisering av lönestruktur och jobbutvärdering. Tydliggör vad chefen ansvarar för – och vad HR stöttar med.

Regelverket anger inte ett exakt antal dagar, men informationen ska lämnas skyndsamt. I praktiken innebär det att: arbetsgivaren bör ha processer som gör att förfrågningar kan hanteras utan onödigt dröjsmål, och det ska gå att visa att man agerat seriöst och strukturerat om frågan skulle prövas i efterhand.